Te veel gepind of verkeerd afgerekend: zo corrigeer je het

Waarom annuleren niet kan

Een bon die is afgerekend, haal je niet meer weg. Probeer je een regel van een betaalde bon te halen, dan meldt de kassa dat de order al betaald is en dat je Teruggave moet gebruiken.

Dat is met opzet zo. Een regel weghalen verlaagt het bontotaal zonder dat er geld terug is gegaan naar de gast. Je omzet loopt dan uit de pas met wat er daadwerkelijk in de kassalade en op de pinautomaat zit — en dat zie je pas terug bij de dagafsluiting of, erger, bij je boekhouder.

Corrigeren doe je met een teruggave. Er zijn twee manieren, afhankelijk van wat er misging.

Manier 1: artikelen terugboeken

Gebruik deze route als er producten van de bon af moeten, of als de hele bon terug moet.

1. 1Ga in de kassa naar Instellingen → Teruggaven.
2. 2Zoek de bon op bonnummer of klantnaam. Je krijgt alleen bonnen te zien die de status Betaald hebben, de laatst afgesloten bovenaan.
3. 3Tik de bon aan. Alle regels staan meteen volledig geselecteerd, dus voor een hele bon hoef je niets aan te passen.
4. 4Moet er maar een deel terug? Pas het aantal per regel aan, of tik op Alles wissen en selecteer zelf wat eraf moet.
5. 5Vul een reden in. Die is verplicht en blijft aan de teruggave hangen.
6. 6Tik op Teruggave verwerken.

Manier 2: alleen een bedrag terugboeken

Kloppen de artikelen wel, maar is er simpelweg te veel afgerekend? Dan hoef je geen producten te crediteren.

1. 1Ga naar Bestellingen en open de bon.
2. 2Tik bij de betaling die je wilt corrigeren op Refund.
3. 3Vul het bedrag en een korte reden in en bevestig.

De kassa laat nooit meer terugboeken dan er op die betaling nog openstaat. Is een deel al eerder teruggeboekt, dan zie je het restant staan bij "Beschikbaar".

En het geld op de pinautomaat?

Is de betaling met een gekoppelde terminal gedaan, dan probeert de kassa de terugboeking meteen naar die terminal te sturen. Niet elke provider ondersteunt dat.

Lukt het niet, dan krijg je daar een melding over. De teruggave in de kassa staat dan wél goed — je hoeft hem niet opnieuw te doen. Je verwerkt de retourpin dan handmatig op de pinautomaat of in het dashboard van je pinprovider.

Was er contant betaald, dan geef je het geld gewoon uit de lade terug. De kassa houdt de teruggave bij, zodat je kasverschil bij de dagafsluiting klopt.

De tafel opnieuw aanslaan

Na de teruggave sla je de tafel gewoon opnieuw aan. Welke route je koos, bepaalt of je de bon nog kunt heropenen:

• Gedeeltelijk teruggeboekt — de bon houdt de status Betaald. Je kunt hem heropenen via de plattegrond en verder werken op dezelfde bon.
• Volledig teruggeboekt via Instellingen → Teruggaven — de bon krijgt de status Terugbetaald en is daarmee klaar. Heropenen kan niet meer; je begint een nieuwe bestelling op de tafel.
• Volledig teruggeboekt via Bestellingen → Refund — de bon blijft op Betaald staan met een openstaand bedrag van € 0,00. Heropenen kan dan nog wel.

Wil je de bon liever eerst heropenen en dan pas corrigeren? Lees Een afgesloten rekening heropenen. Houd er rekening mee dat heropenen op zichzelf niets terugboekt: de betaling blijft gewoon op de bon staan.

Wat er in je administratie gebeurt

Een teruggave is geen streep door de bon, maar een correctie die je terugziet:

• De betaling wordt (deels) als teruggestort gemarkeerd, met datum, medewerker en reden.
• De omzet van de bon en van de teruggeboekte producten wordt netto in je rapportage verwerkt.
• Er wordt een correctieregel klaargezet voor je boekhoudexport, zodat de teruggave ook in je boekhouding terechtkomt. Dat gebeurt bij beide routes, dus ook als je alleen een bedrag hebt teruggeboekt.

Wie mag dit doen

Als eigenaar heb je hier altijd toegang toe. Wil je dat een medewerker dit zelf kan, zet dan bij Instellingen → Medewerkers het recht Refunds en retouren verwerken aan voor die rol. Zonder dat recht is de Refund-knop uitgeschakeld en meldt de kassa "Geen refundrechten".