Eén journaalpost per dag, niet duizend regels
Het misverstand over een boekhoudkoppeling is dat elke bon als losse factuur in het pakket belandt. Dat wil niemand: je boekhouder ziet door de bomen het bos niet en de software wordt traag. Wat je wilt is per dag één journaalpost die klopt, met dezelfde bedragen als op de Z-afslag.
Dat is wat Deskly doet. De dagafsluiting op de kassa is het moment waarop de dag definitief wordt; daarna gaat er één post naar het boekhoudpakket.
Wat er in die post staat
Omzet, uitgesplitst per btw-tarief: 9% voor eten en alcoholvrij, 21% voor alcohol, en de uitzonderingen die je zelf hebt ingesteld. Daar tegenover de betaalmethoden: contant, pin, online via Mollie, cadeaubonnen, op rekening. De twee kanten zijn per definitie gelijk — anders klopt de Z-afslag ook niet.
Dan de posten die vaak vergeten worden en waar boekhouders om vragen:
Fooi. Fooi is geen omzet en er zit geen btw op. Hij staat apart, zodat hij niet in je omzetbelasting terechtkomt en wel netjes verdeeld kan worden.
Kasverschil. Telt de lade € 4,20 minder dan de kassa verwacht, dan is dat een eigen regel. Verstop je het in de omzet, dan klopt je btw-aangifte niet meer.
Teruggaven. Een terugbetaling van een webshop-bestelling of een geannuleerde rekening gaat als negatieve omzet mee, op dezelfde dag, met dezelfde btw. Geen correcties achteraf met de hand.
Rekeningen en dagboeken kies je zelf
Elk pakket heeft zijn eigen grootboek. In Horeca Manager koppel je één keer welke omzetrekening, welk btw-tarief en welk dagboek bij elke regel hoort. Je boekhouder kan dat zelf invullen of nakijken; daarna hoeft er niemand meer naar te kijken.
Wat als een post niet aankomt?
Internet valt weg, een pakket is even onbereikbaar, een sleutel verloopt. De kassa houdt bij welke dagen zijn geboekt en welke nog niet, en probeert het later opnieuw. In Horeca Manager zie je per dag of de post is aangekomen. Er verdwijnt niets stilletjes.
Moneybird, e-Boekhouden, SnelStart of Exact Online
Het principe is bij alle vier hetzelfde; het verschil zit in hoe je inlogt. Moneybird en Exact Online werken met een autorisatie vanuit het pakket zelf, e-Boekhouden en SnelStart met een sleutel die je uit het pakket kopieert. Dat doe je één keer, in een kwartier.
Waarom dit meer is dan gemak
De Belastingdienst vraagt dat de kassa en de boekhouding op elkaar aansluiten en dat je dagafsluitingen controleerbaar zijn. Een koppeling die per dag dezelfde cijfers boekt als de Z-afslag, met fooi en kasverschil apart, is precies die aansluiting. Niet omdat het moet, maar omdat het anders uren kost om het achteraf alsnog kloppend te maken.
