Drie geldstromen op één rekening
Een hotelrekening lijkt eenvoudig, maar er staan al snel drie soorten posten op die fiscaal niet hetzelfde zijn. Wie ze op één hoop gooit, krijgt een aangifte die niet klopt — en dat merk je meestal pas bij de accountant.
Logies: het lage tarief
Een overnachting valt in Nederland onder het lage btw-tarief van 9 procent. Dat geldt voor de kamer zelf. Reken je een vast bedrag voor ontbijt, dan valt dat doorgaans ook onder het lage tarief, omdat het als voedingsmiddel geldt.
Minibar en bar: meestal het hoge tarief
Een blikje fris uit de minibar is een gewone verkoop. Alcoholhoudende dranken vallen onder het hoge tarief van 21 procent. Staat dat op dezelfde rekening als de overnachting, dan moeten die bedragen dus apart geboekt worden — niet als één regel "verblijf".
Toeristenbelasting: geen btw
Dit is waar het vaakst iets misgaat. Toeristenbelasting is een gemeentelijke heffing, geen omzet en geen btw. Hij hoort als aparte regel op de rekening en mag niet meegenomen worden in de btw-grondslag. Elke gemeente rekent bovendien anders: sommige een vast bedrag per persoon per nacht, andere een percentage van de kamerprijs. Vraag na wat jouw gemeente hanteert.
Het nachtregister
Los van de btw is een hotel verplicht bij te houden wie er overnacht. Welke gegevens precies vereist zijn verschilt per gemeente, maar doorgaans gaat het om naam, woonadres, geboortedatum en het soort identiteitsbewijs met nummer.
Let op: je mag géén kopie van een identiteitsbewijs bewaren. Alleen het soort document en het nummer vastleggen is voldoende en toegestaan.
Waarom je dit niet met de hand wilt doen
Bij drie kamers lukt het nog. Bij dertien niet meer, zeker niet als gasten meerdere nachten blijven en tussendoor iets bestellen. Een systeem dat elke nacht automatisch op de rekening zet, met het juiste tarief per soort post, scheelt niet alleen tijd maar voorkomt vooral de fouten die je pas achteraf ziet.
