Zeven jaar, en niet alleen de dagtotalen
Het korte antwoord: als horeca-ondernemer moet je je administratie 7 jaar bewaren, en daar horen de gegevens uit je kassasysteem bij. Niet alleen de Z-afslag met het dagtotaal, maar ook de detailgegevens: welke producten op welke bon stonden, wanneer, voor welk bedrag en hoe er is betaald. De Hoge Raad heeft in 2021 bevestigd dat die detailgegevens onder de bewaarplicht vallen. Een kassa die bonregels na een paar weken automatisch wist, voldoet dus niet.
Met een cloudkassa is dat vooral een kwestie van het goede systeem kiezen. Hieronder lees je wat de regels zijn, waar het in de praktijk misgaat en wat je van je kassasysteem mag verwachten.
Wat de wet zegt
De basisregel staat in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen: je moet een administratie voeren en bewaren waaruit je rechten en plichten voor de belasting op elk moment blijken. Voor de basisgegevens geldt een bewaartermijn van 7 jaar. Daaronder vallen het grootboek, de in- en verkoopadministratie, de debiteuren en crediteuren, de voorraad- en de loonadministratie. Voor gegevens over onroerende zaken, zoals je bedrijfspand, is het 10 jaar.
Je kassasysteem is in de horeca het hart van de verkoopadministratie. Elke bon is een verkoop, dus elke bon hoort bij die 7 jaar. Stop je met je zaak, dan blijft de termijn gewoon lopen.
Waarom de dagtotalen niet genoeg zijn
De zaak waar de Hoge Raad in 2021 over oordeelde ging over een restaurant met een nachtclub. De kassa voegde elke avond alle bestellingen samen tot één bestand met dagtotalen; de losse bonregels bleven veertien dagen in de database en werden daarna gewist. Er waren geen back-ups. De Belastingdienst wilde de volledigheid van de omzet controleren door inkoop en verkoop per productsoort naast elkaar te leggen, en dat kon niet meer.
Het oordeel: detailgegevens over bestellingen en afrekeningen horen tot de administratie en moeten bewaard worden, juist omdat ze die controle mogelijk maken. Wie ze weggooit, voldoet niet aan de administratieplicht. In de praktijk betekent dat: de Belastingdienst mag je omzet dan zelf schatten, en jij moet aantonen dat die schatting niet klopt. Dat is een slechte positie om in te zitten, zeker als je niets te verbergen had.
Een verschoten kassarol in een schoenendoos is dus geen administratie. Een database waar je elke bon van de afgelopen zeven jaar uit kunt halen wel.
Wat de Belastingdienst van een afrekensysteem verwacht
De Belastingdienst heeft samen met de Stichting Betrouwbare Afrekensystemen een handreiking gepubliceerd waarin staat waar een kassasysteem aan moet voldoen. De kern, vertaald naar de praktijk van een restaurant of café:
- Alles wordt vastgelegd, ook een bestelling die nooit wordt afgerekend. Een tafel die je vrijgeeft zonder betaling blijft zichtbaar.
- Niets verdwijnt stilletjes. Een regel van een bon halen of een rekening corrigeren gebeurt via een tegenboeking die je terug kunt zien, niet door de regel te wissen.
- Er wordt gelogd wie wat wanneer heeft gedaan. Welke medewerker heeft die korting gegeven, wie heeft die bon geannuleerd.
- Elke bonregel krijgt automatisch een tijdstempel die je niet zelf kunt aanpassen.
- Gegevens worden in detail bewaard; samenvoegen tot totalen waarbij de details verloren gaan is niet toegestaan.
- De gegevens blijven 7 jaar beschikbaar en er is een volledige kopie buiten de zaak, voor het geval van brand, diefstal of een kapotte schijf.
- Bij een controle moet je de detailgegevens kunnen aanleveren, bij voorkeur in het standaardformaat Auditfile Afrekensystemen.
De Belastingdienst raadt starters aan te kiezen voor een systeem met het Keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen. Dat keurmerk is geen verplichting, maar de eisen erachter geven goed weer waar de Belastingdienst naar kijkt. Vraag bij elke leverancier hoe lang bonregels bewaard blijven en of je ze zelf kunt exporteren. Blijft het antwoord vaag, dan weet je genoeg.
Hoe dit er in een cloudkassa uitziet
Met een kassasysteem op iPad dat zijn gegevens in de cloud bewaart, hoef je de meeste van die punten niet zelf te regelen. Zo werkt het in Deskly:
Een betaalde bon kun je niet annuleren of wissen. Is er te veel gepind of verkeerd afgerekend, dan maak je een teruggave voor de hele bon, een paar regels of een bedrag. De oorspronkelijke bon en de teruggave blijven allebei staan. Haal je een regel van een openstaande bestelling, dan vraagt de kassa om een reden en bewaart die bij de bestelling.
De dagafsluiting levert een Z-rapport met een journaalnummer dat definitief is: printen en als PDF bewaren kan, aanpassen niet. In Horeca Manager kijk je elke afslag van de afgelopen periode terug, met omzet, btw en kasverschil. Hoe je die afsluiting elke avond in vier stappen doet, lees je in [Dagafsluiting: van X-afslag tot Z-rapport](/nl/kb/kassa/dagafsluiting-en-kasverschil).
Onder Rapporten kies je een periode en haal je omzet, btw-uitsplitsing per tarief, betaalmethodes en topproducten op, en met Exporteer CSV zet je dat als bestand klaar voor je boekhouder of een controleur. Wil je niet elke maand handmatig exporteren, dan laat je een rapport automatisch mailen.
Omdat de data niet op de iPad zelf staat maar in de cloud, is de kopie buiten de zaak er altijd. Valt een iPad in de afwas, dan log je op een andere in en staat alles er weer. Dat is de off-site back-up waar de handreiking om vraagt.
De koppeling met je boekhouding
Bewaren is één ding; de Belastingdienst wil ook dat kassa en boekhouding op elkaar aansluiten. Boekt je kassa per dag één journaalpost in Moneybird, e-Boekhouden, SnelStart of Exact Online met dezelfde bedragen als de Z-afslag, dan is die aansluiting er vanzelf. Fooi en kasverschil horen daarbij apart, anders klopt je btw-aangifte niet. Hoe dat precies werkt staat in [Je kassa koppelen aan de boekhouding](/nl/blog/kassa-koppelen-aan-boekhouding-moneybird-eboekhouden-snelstart-exact).
Vier dingen die in de praktijk misgaan
De handreiking is geschreven voor softwaremakers, maar de meeste problemen ontstaan achter de bar, niet in de code.
Oefenbestellingen die blijven staan. Een nieuwe medewerker slaat voor de dienst een paar nepbestellingen aan om te oefenen, en die staan om middernacht nog open. Elke oefenbon die je niet netjes annuleert met een reden, vertekent je omzet en je kasverschil. Oefen met een eigen tafel, ruim die op voor de dienst begint en controleer bij de dagafsluiting of er niets is blijven hangen.
Bonnen parkeren en vergeten. Een tafel die je openlaat tot morgen telt vandaag niet mee. Sluit elke dag af met nul openstaande tafels, of leg vast waarom er eentje openstaat.
Teruggaven alleen op de pinterminal. Geef je geld terug via de terminal maar niet in de kassa, dan staat je omzet te hoog en klopt je kas niet. Verwerk de teruggave altijd ook in de kassa.
Van kassa wisselen zonder export. Stap je over naar een ander systeem, vraag dan eerst een volledige export van de oude leverancier. Die oude gegevens blijven zeven jaar van jou, ook als het abonnement is gestopt.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet ik kassabonnen bewaren?
Zeven jaar, als onderdeel van je verkoopadministratie. Het gaat niet om de papieren bonnetjes zelf, maar om de gegevens: wat is er wanneer verkocht, voor welk bedrag en hoe betaald. Staan die digitaal in je kassasysteem en kun je ze opvragen, dan hoef je geen kassarollen te bewaren.
Is een Z-afslag per dag voldoende?
Nee. De Hoge Raad heeft bepaald dat ook de detailgegevens per bon bewaard moeten blijven, omdat de Belastingdienst daarmee de volledigheid van je omzet kan controleren. Een dagtotaal alleen maakt die controle onmogelijk.
Moet mijn kassa het Keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen hebben?
Het keurmerk is niet verplicht. De Belastingdienst raadt het wel aan, en de eisen erachter zijn dezelfde als in de handreiking: alles vastleggen, niets wissen, wijzigingen zichtbaar houden en de gegevens 7 jaar kunnen aanleveren. Vraag je leverancier hoe het systeem daaraan voldoet.
Wat gebeurt er als mijn kassaleverancier stopt?
De bewaarplicht blijft bij jou. Zorg daarom dat je altijd zelf een export van je gegevens kunt maken en bewaar die buiten de kassa, bijvoorbeeld bij je boekhouder. Doe dat sowieso bij elke overstap naar een ander systeem.
Regel het één keer goed
De bewaarplicht hoeft geen klus te zijn als je kassa het werk doet: bonnen die niet gewist kunnen worden, een definitieve dagafsluiting, rapporten die je zelf exporteert en een kopie in de cloud. Wil je zien hoe dat er in de praktijk uitziet, dan kun je Deskly 30 dagen gratis proberen met je eigen kaart en je eigen iPad.
